bạn đang đối phó vớihóa đơn chưa thanh toántừ khách hàng của bạn? Nếu khách hàng của bạn không thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định, việc gửi email thanh toán trễ có thể nhận được kết quả bạn cần.
Tuy nhiên, đảm bảo rằng email nhắc nhở của bạn vẫn lịch sự trong khi yêu cầu chuyển tiền là rất quan trọng để giúp việc thu tiền thanh toán dễ dàng hơn.
Dùng thử miễn phí phần mềm lập hóa đơn trực tuyến của chúng tôi
Gửi hóa đơn chuyên nghiệp
Chấp nhận thanh toán trực tuyến một cách dễ dàng
Theo dõi những người đã trả tiền cho bạn
Bắt đầu gửi hóa đơn
Một trong những tốt nhấtchiến lược viết đối với loại email này là thể hiện tính chuyên nghiệp và yêu cầu khách hàng thanh toán trễ với giọng điệu tôn trọng.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo về cách viết mộtemail thanh toán trễ lịch sựđể giúp bạn được trả tiền và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng của bạn.
Đừng ngại gửi email thanh toán trễ hạn
Thanh toán trễ là một trong những vấn đề khó khăn nhất mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt hiện nay, với khoảng 87% các công ty thanh toán trễ.
Dù lớn hay nhỏ, những khoản thanh toán trễ hạn này có thể gây hại cho các doanh nghiệp nhỏ vàdịch giả tự do solonhững người cần duy trì dòng tiền ổn định.
Theo đuổi các khoản thanh toán trễ có thể là một trải nghiệm không thoải mái và khó xử, khiến nhiều người cảm thấy do dự hoặc thậm chí xấu hổ về việc theo đuổi những gì họ nợ một cách chính đáng.
Nhưng điều quan trọng cần nhớ là các khoản thanh toán trễ có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của bạn và bạn có mọi quyền để theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán.
Bằng cách quyết đoán và kiên trì theo đuổi khoản thanh toán, bạn thể hiện giá trị công việc của mình và gửi thông điệp rằng bạn mong đợi được đối xử chuyên nghiệp và công bằng.
Vì vậy, đừng ngại theo đuổi các khoản thanh toán trễ — đó là một phần cần thiết trong hoạt động kinh doanh và cần thiết để duy trì sự ổn định tài chính.
Bên cạnh đó, việc quy trách nhiệm cho khách hàng của bạn cũng quan trọng không kém và thường thì những vấn đề thanh toán này là vấn đề giao tiếp.
Nhiều khách hàng bỏ lỡ các khoản thanh toán chỉ vì họ quên ngày đến hạn hoặc làm mất hóa đơn và tất cả đều có thể được giải quyết dễ dàng bằng một lời nhắc lịch sự qua email.
6 mẹo viết email thanh toán trễ lịch sự nhưng chắc chắn
1. Sử dụng dòng tiêu đề email rõ ràng và trực tiếp
Khi gửi mộtemail cho các khoản thanh toán trễ, bạn muốn trở nên đơn giản và thực hiện một cách tiếp cận đơn giản.
Ví dụ: hãy trực tiếp và đề cập đến hóa đơn trong dòng chủ đề, vì điều này có thể ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng và nhắc nhở họ về khoản thanh toán bị lỡ.
Vì vậy, hãy bao gồm tên công ty hoặc số hóa đơn của bạn để cung cấp thêm ngữ cảnh cho email. Dưới đây là một số dòng chủ đề ví dụ bạn có thể tham khảo
- Attn: Trả chậm hóa đơn #345
- Hicom Tech: Hóa đơn #5487 của bạn đã quá hạn một tuần
- Thanh toán cho Hóa đơn #1388 Thông báo quá hạn
2. Bắt đầu bằng lời mở đầu hoặc lời chào thân thiện
Bạn có thể lo lắng và bực bội khi biết rằng công việc của mình không được trả tiền, nhưng điều cần thiết là phải duy trì nghi thức email phù hợp.
Bắt đầu email bằng một lời chào lịch sự và nhớ rằng bạn muốn yêu cầu thanh toán trong khi vẫn duy trì khả năng có cơ hội trong tương lai với khách hàng.
Ban đầu, bạn chỉ có thể gửi một lời nhắc nhỏ như:
“Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt. Tôi đang theo dõi việc thanh toán hóa đơn đến hạn vào [insert date]. Tôi hiểu rằng mọi thứ có thể trở nên bận rộn và tôi hy vọng chúng ta có thể làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề này.”
Tuyên bố này thừa nhận rằng khoản thanh toán vẫn chưa được nhận và sẽ giúp thiết lập một giọng điệu thân thiện cho phần còn lại của email.
3. Đính kèm hóa đơn hoặc chi tiết thanh toán
Khi gửi email nhắc nhở của bạn, hãy cung cấp các chi tiết nhưHóa đơn chưa thanh toánsố, số tiền nợ và ngày đáo hạn mới có thể hữu ích.
“Tôi viết thư này vì hồ sơ của chúng tôi cho thấy số dư chưa thanh toán của [số tiền] cho [số hóa đơn], đến hạn vào [chèn ngày]. Vì khoản thanh toán này hiện đã quá hạn [số ngày], chúng tôi muốn đóng tài khoản này. Hóa đơn gốc được đính kèm trong trường hợp bạn không nhận được thông báo ban đầu.”
Việc đính kèm hóa đơn hoặc liên kết thanh toán có thể giúp khách hàng thanh toán nhanh chóng và hiểu được mức độ khẩn cấp của tình huống.
4. Theo dõi và lưu ý hậu quả của việc chậm nộp
Nếu bạn vẫn không nhận được phản hồi sau khi gửi email ban đầu, đừng ngại gửi lời nhắc tiếp theo.
Thời gian theo dõi tốt nhất là ba ngày đến một tuần sau email đầu tiên của bạn. Tại thời điểm này, hãy nói rõ với khách hàng rằng bạn chắc chắn về việc giải quyết khoản thanh toán.
Nếu cách đó không hiệu quả, hãy gửi một lời nhắc khác sau hai tuần, sau đó một tháng.
Trong khi bạn nên lịch sự, tránh vòng vo. Hãy trực tiếp và lưu ý rằng email hóa đơn là cảnh báo cuối cùng.
Cũng cần lưu ý rằng nếu một hóa đơn quá hạn hơn 30 ngày, bạn có thể có quyền hợp pháp để thêm tiền lãi chậm thanh toán vào số tiền chưa thanh toán.
Mặt khác, bao gồm ngày giới hạn cuối cùng và phác thảo hậu quả của việc không thanh toán. Bởi vì chỉ cần nhắc nhở khách hàng về điều này có thể thúc đẩy họ trả tiền.
5. Đưa ra các giải pháp thanh toán thay thế
Đôi khi, tất cả những gì khách hàng của bạn cần là sự linh hoạt. Nếu khách hàng đang gặp khó khăn về tài chính, việc đưa ra các kế hoạch thanh toán hoặc phương thức thanh toán thay thế có thể giúp họ đáp ứng các nghĩa vụ của mình.
Bạn có thể đặc biệt thu hút sự chú ý của họ đến các tùy chọn này bằng cách gợi ý cho họ:
“Ngoài việc nhắc bạn về số dư chưa thanh toán của [số tiền] cho [số hóa đơn], đã đến hạn vào [ngày đáo hạn] và hiện đã quá hạn [số tiền], tôi muốn cung cấp một giải pháp thanh toán thay thế.
Nếu bạn không thể thanh toán toàn bộ vào thời điểm này, chúng tôi rất sẵn lòng làm việc với bạn để thiết lập một kế hoạch thanh toán phù hợp với tình hình tài chính của bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu đây là điều bạn quan tâm và chúng tôi có thể cung cấp cho bạn thêm thông tin về cách tiến hành.”
6. Thể hiện lòng biết ơn và kết thúc bằng một ghi chú tích cực
Sau khi thanh toán được thực hiện, hãy đóng email bằng một ghi chú tích cực bằng cách cảm ơn khách hàng đã quan tâm và bày tỏ sự đánh giá cao của bạn đối với doanh nghiệp của họ.
Bạn cũng có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thanh toán kịp thời. Hãy giải thích một cách lịch sự và chuyên nghiệp tại sao bạn cần nhận được khoản thanh toán đúng hạn.
“Cảm ơn bạn đã quan tâm kịp thời đến vấn đề này và chúng tôi đánh giá cao việc bạn liên tục thanh toán kịp thời để cho phép hoạt động kinh doanh của chúng tôi diễn ra suôn sẻ và tiếp tục cung cấp cho bạn dịch vụ chất lượng.”
Làm thế nào để ngăn chặn các khoản thanh toán trễ trong tương lai?
Cuối cùng, các email thanh toán trễ lịch sự chỉ là giải pháp hỗ trợ ban đầu. Để tránh các khoản thanh toán trễ xảy ra lần nữa trong tương lai, bạn cần giao tiếp đúng cách với khách hàng của mình.
Soạn thảo một thỏa thuận và thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng, bao gồm cả ngày đến hạn và hậu quả đối với việc thanh toán trễ. Đảm bảo thông tin này rõ ràng với khách hàng trước khi giao bất kỳ công việc nào.
Một chiến lược khác để xem xét là cung cấp các ưu đãi chothanh toán tạm ứng, chẳng hạn như chiết khấu hoặc phần thưởng, để khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn hoặc trước thời hạn.
Tuy nhiên, bạn có thể sẽ gặp những khách hàng cần thanh toán đúng hạn.
Tạo lịch nhắc hóa đơn chưa thanh toán có thể giúp bạn theo dõi hóa đơn dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng các dịch vụ lập hóa đơn và thu tiền thanh toán nhưHóa đơnBerry, hoặc thực hiện thủ công.
Dù bằng cách nào, việc chuẩn bị lịch gửi email và các thông báo email có liên quan có thể giúp việc thanh toán trở nên dễ quản lý hơn.
Dưới đây là một số mẫu email chuyên nghiệp hiệu quả sử dụngcơ bản về viết quảng cáođể giúp bạn yêu cầu thanh toán mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
Mẫu email nhắc nhở thanh toán lịch sự
1. Nhắc nhanh trước ngày đến hạn thanh toán hóa đơn
Kính gửi [Khách hàng],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt. Điều này là để nhắc bạn rằng khoản thanh toán cho [số hóa đơn] đến hạn vào [chèn ngày đến hạn].
Chúng tôi đánh giá cao doanh nghiệp của bạn và muốn đảm bảo rằng mọi thứ đều theo thứ tự. Nếu bạn đã thực hiện thanh toán, vui lòng bỏ qua email này.
Nếu bạn chưa thực hiện thanh toán, vui lòng thực hiện trước ngày đáo hạn để tránh bất kỳ khoản phí hoặc hình phạt trả chậm nào. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về việc thanh toán, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Cảm ơn bạn đã quan tâm kịp thời đến vấn đề này. Chúng tôi mong muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh của chúng tôi.
Trân trọng,[Tên của bạn]
2. Một ngày sau khi hóa đơn quá hạn
Kính gửi [Khách hàng],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt.
Tôi viết thư này để theo dõi [số hóa đơn], có số dư là [số tiền] và đến hạn vào [ngày đến hạn]. Kể từ hôm nay, khoản thanh toán đã quá hạn [số ngày].
Tôi hiểu rằng sự chậm trễ có thể xảy ra và tôi muốn đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn. Nếu có bất kỳ vấn đề nào với hóa đơn hoặc quy trình thanh toán để chúng tôi có thể giải quyết kịp thời.
Nếu thanh toán đã được thực hiện, vui lòng bỏ qua email này. Nếu thanh toán chưa được thực hiện, vui lòng thanh toán số dư càng sớm càng tốt. Tôi đánh giá rất cao sự quan tâm nhanh chóng của bạn đến vấn đề này.
Cảm ơn bạn đã tiếp tục kinh doanh và hỗ trợ của bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn]
3. Đối với hóa đơn quá hạn lâu
Kính gửi [Khách hàng],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt. Tôi đang theo dõi khoản thanh toán cho [số hóa đơn], đến hạn vào [chèn ngày đến hạn]. Hiện tại đã [điền số ngày] kể từ ngày đến hạn và chúng tôi vẫn chưa nhận được khoản thanh toán.
Là một khách hàng có giá trị, chúng tôi hiểu rằng có thể phát sinh những trường hợp không lường trước được, điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong việc thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi yêu cầu bạn thực hiện thanh toán càng sớm càng tốt để tránh bất kỳ sự chậm trễ hoặc bất tiện nào nữa.
Xin lưu ý rằng nếu chúng tôi không nhận được khoản thanh toán trong vòng [insert number of days] ngày tiếp theo, chúng tôi có thể phải thực hiện thêm hành động để thu khoản thanh toán, có thể bao gồm liên quan đến cơ quan thu nợ hoặc thực hiện hành động pháp lý.
Chúng tôi đánh giá cao mối quan hệ kinh doanh của chúng tôi với bạn và hy vọng sẽ giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về việc thanh toán, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Cảm ơn bạn đã quan tâm kịp thời đến vấn đề này.
Trân trọng,[Tên của bạn]
Phần kết luận
Theo đuổi các khoản thanh toán trễ là cần thiết để kinh doanh. Là chủ doanh nghiệp nhỏ và người làm việc tự do một mình, bạn phải chủ động và thực hiện các bước để đảm bảo nhận được khoản thanh toán kịp thời.
Lời nhắc email lịch sự có thể là một cách hiệu quả để đảm bảo thanh toán trong khi duy trì nghi thức email thích hợp. Sử dụng sáu mẹo và mẫu email thanh toán trễ này, bạn có thể tự tin rằng mình sẽ trở nên chuyên nghiệp, tôn trọng và hiệu quả
Adela Belin là một nhà tiếp thị nội dung và một blogger tạiNhà văn mỗi giờ.Cô đam mê chia sẻ những câu chuyện với hy vọng tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người và đóng góp vào sự phát triển cá nhân cũng như nghề nghiệp của họ.
chủ đề:Hóa đơnBerry dành cho doanh nghiệp nhỏ
Tài chính doanh nghiệp nhỏ 101
Tải xuống hướng dẫn miễn phí của chúng tôi để tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản về tài chính sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động hiệu quả và thành công hơn.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ
